Behandlingsansvarlig

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn og bruker (behandler) personopplysninger i virksomheten vår. Symbio Consult AS ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for behandlingen.

Denne personvernerklæringen er beskyttet av lov om opphavsrett (vennligst ikke kopier noe tekst).

 

Vår kontaktinformasjon er:

Symbio Consult AS

Organisasjonsnummer  926 030 531 MVA

Vasstrandveien 6

6011 Ålesund

E-post: jon.rune@symbio.no

Vi tar personvernet ditt på alvor og vi har tatt flere grep for å sikre at vi gir deg tydelig informasjon om hvordan vi behandler dataene dine, og hvilke rettigheter du har. Hvis du føler at noe er uklart eller mangler, må du ikke nøle med å kontakte oss.

Rettighetene dine

Ta kontakt med oss hvis du har spørsmål om eller vil benytte deg av en av dine rettigheter. Du har krav på svar senest innen 30 dager. Les mer på Datatilsynets sider.

  • Innsyn i og retting av egne opplysninger: Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg, og be oss om å rette opplysninger som ikke er riktige.
  • Sletting eller begrensning: I noen situasjoner kan du be oss om å slette og/eller begrense behandlingen av opplysninger om deg selv, men vi kan ikke slette data vi er pålagt å behandle.
  • Protestere mot en behandling: Dersom vi behandler opplysninger om deg på bakgrunn av berettiget interesse, har du rett til å protestere på det.
  • Dataportabilitet: Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.
  • Du har også rett til å trekke samtykket ditt tilbake når som helst.
  • Hvis du ikke er fornøyd med behandlingen av dataene dine kan du klage til Datatilsynet, men vi håper at du vil si ifra direkte til oss først så vi kan prøve å løse saken for deg på en god måte.

Hvem vi behandler personopplysninger om

Vi behandler personopplysninger om:

  • Kunder
  • Potensielle kunder
  • Kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere
  • Besøkende på nettsiden
  • Jobbsøkere
  • Ansatte
  • Tidligere ansatte

Hvordan vi samler inn personopplysninger

Det er frivillig å oppgi personopplysninger til oss, men for å kunne gjennomføre våre oppdrag trenger vi imidlertid en rekke opplysninger fra deg. Vi verken leier, kjøper eller selger personopplysninger fra/til andre enn vår oppdragsgiver. Vi bruker ikke automatiserte avgjørelser eller profilering i behandlingen av personopplysningene dine, og vi behandler ikke særlige kategorier personopplysninger utover det som gjelder i et vanlig ansettelsesforhold.

Vi behandler personopplysninger når du:

  • kjøper våre produkter/tjenester
  • kontakter oss via telefon, SMS, nettsiden vår, e-post eller sosiale medier
  • melder deg på nyhetsbrev
  • melder deg på arrangementer i vår regi
  • svarer på en spørreundersøkelse
  • bruker nettsiden vår

 

Formål, rettslig grunnlag og lagring

Etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 behandler vi personopplysninger på bakgrunn av:

  1. Ditt samtykke
  2. En avtale vi har inngått
  3. En rettslig forpliktelse vi har
  4. En berettiget interesse vi mener at vi har

Som hovedregel skal ikke personopplysninger behandles og oppbevares lenger enn nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. For å overholde dette har vi årlige GDPR-revisjoner der vi formelt vurderer og går gjennom personvernarbeidet vårt. Hensikten er å endre, oppdatere og om nødvendig slette personopplysninger.

Vi beholder data så lenge vi er pålagt til det etter gjeldende juridiske forpliktelser, for eksempel relatert til regnskaps, skatte- eller ansettelseslovgivning, og/eller andre relevante regler og forskrifter. Du kan når som helst kontakte oss hvis du ønsker at vi skal slutte å behandle eller slette personopplysningene dine, men merk at vi ikke kan slette personopplysninger vi er rettslig forpliktet til å behandle.

Vi har rutiner for å sikre at personopplysninger blir slettet fra alle relevante systemer når vi ikke lenger har et formål og/eller et rettslig grunnlag for å fortsette å behandle dem.

Slik behandler vi personopplysninger

Her beskriver vi i detalj når og hvordan vi behandler personopplysningene dine, til hvilke formål, på hvilket rettslig grunnlag og hvor lenge.

Vi behandler personopplysninger når:

Du kommuniserer med oss

Når du gir oss visittkortet ditt eller henvender deg til oss via nettsiden (kontaktskjema, kommentarfelt, chat eller lignende), på e-post, via telefon (anrop, tekstmelding) eller sosiale medier, behandler vi personopplysninger. Avhengig av hvor og hvordan du sender oss melding, kan dette være navn, kontaktinformasjon, IP-adresse og øvrige opplysninger du velger å sende til oss.

Formålet er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. Det rettslige grunnlaget er f), der de berettigede interessene er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. Vi går gjennom, arkiverer og sletter henvendelser etter behov, men ikke sjeldnere enn hvert år. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.

Du inngår i vår verdiskapning

Når du er kunde, samarbeidspartner eller kandidat behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, bestillings- og betalingsinformasjon og kjøpshistorikk.

Som kunde i Symbio Consult AS:

Når du henvender deg som kunde (ved å sende en forespørsel til symbio@symbio.no eller direkte til en av våre ansatte) vil du sannsynligvis oppgi kontaktperson/navn, e-postadresse og telefonnummer. Disse opplysningene lagres i våre databaser for at vi skal kunne kommunisere med deg.

Symbio Consult AS registrerer nødvendig informasjon om hvilke av våre tjenester du etterspør/benytter og hvordan du bruker dem. Personopplysninger vi lagrer er for at vi skal kommunisere med, og skape en best mulig kundeopplevelse for deg.

Som samarbeidspartner/leverandør:

Symbio Consult AS registrerer kontaktpersoner hos samarbeidspartner/leverandør med navn, e-postadresse og telefonnummer. I tillegg registrerer vi nødvendig informasjon om avtaleforholdet vi har, samt oppfølging av disse.

Som deltaker på våre program

SYMBIO CONSULT AS kan behandle følgende personopplysninger om deltakere i kartleggingsprosesser, programmer o.l:

navn
arbeidsgiver
telefonnummer
stillingstittel
e-postadresse
fødselsdato

  • andre deltakeres vurderinger av den deltakeren som skal vurderes, for eksempel lederegenskaper o.l.
  • i enkelte kundeoppdrag samler vi inn opplysninger som f.eks. navn på nærmeste leder, personer som ledes, og vurderinger som er knyttet til opptak på våre åpne program
  • i enkelte kundeoppdrag samler vi inn personopplysninger som del av en kartleggingsprosess, f.eks. vurderinger av opplevd atferd i rollen som leder, og personopplysninger som behandles er navn og e-post til kollegaer

Hvis du følger Symbio Consult AS på Linkedin eller  Facebook er SYMBIO CONSULT AS felles ansvarlig sammen med Linkedin / Facebook for behandling av personopplysninger som er registrert for å samle inn demografisk statistiske opplysninger som Facebook lar oss se.

Hvordan personopplysninger innhentes

SYMBIO CONSULT AS samler inn personopplysningene gjennom påmeldinger til SYMBIO CONSULT ASs aktiviteter, kartlegging ved bruk av ulike spørreskjemaer og øvrige vurderinger som ledd i vårt virke.

 

SYMBIO CONSULT AS innhenter personopplysninger fra den enkelte direkte og/eller fra tredjeparter som f.eks. arbeidsgiver, kollegaer.

Som kandidat:

Når du blir registrert som kandidat i rekrutteringssammenheng:

Symbio Consult blir kontaktet av en kunde som ønsker en vurdering og sammenstilling av flere kandidater.  Når vi mottar en slik henvendelse blir du bedt om å undertegne en samtykkeerklæring for at vi skal få behandle dine personopplysninger i den sammenheng.  Disse opplysningene lagres i våre databaser for videre saksbehandling.

Når du blir registrert som kandidat hos oss fordi du er søker til en bestemt stilling, vil vi registrere nødvendig informasjon om hvilke konkrete rekrutteringsprosesser du viser interesse for/kan være aktuell for, og din «kandidatstatus» i disse. «Kandidatstatus» vil si hvor langt du har kommet i rekrutteringsprosessen og om du evt. har blitt ansatt hos en av våre kunder. Dette betyr at vi også lagrer notater/referater og annen dokumentasjon som inngår i rekrutteringsprosessen.

Formålet er å kunne levere produkter og tjenester til kunder etter bestilling/kjøp, for ha en historikk over solgte produkter og tjenester og ellers å administrere og følge opp kundeforholdet med deg. Det rettslige grunnlaget er b) avtale og c) rettslig forpliktelse etter bl.a. bokførings- og skatteloven. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.

Markedsføring i eksisterende kundeforhold

Når du blir kunde hos oss behandler vi personopplysninger som nevnt over. Dersom du har et eksisterende kundeforhold hos oss vil vi kunne sende deg markedsføring på e-post og SMS, i tråd med markedsføringsloven § 15.

Formålet er å kunne yte god kundeservice. Det rettslige grunnlaget er f), der de berettigede interessene er å kunne tilby deg relevante produkter og tjenester. Det rettslige grunnlaget kan også være a), der du har gitt oss ditt samtykke. Du kan når som helst melde deg av markedsføring på e-post og SMS. Informasjon om hvordan du melder deg av angis i alle e-poster og SMS-er vi sender som er knyttet til markedsføring. Opplysningene oppbevares så lenge kundeforholdet eksisterer, til du melder deg av eller inntil du eventuelt protesterer mot behandlingen.

Du søker på jobb eller jobber hos oss

Når du søker på jobb hos oss behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, CV og andre opplysninger vi trenger for å kunne vurdere søknaden din. Det rettslige grunnlaget er b) avtale, og eventuelt artikkel 9 nr. 2 b) og h) dersom søknaden din inneholder særlige kategorier personopplysninger. Opplysningene slettes etter at en person er valgt til jobben.

For ansatte behandler vi personopplysninger som nevnt over, i tillegg til opplysninger som er nødvendig for å kunne utbetale lønn og ellers administrere arbeidsforholdet. Det rettslige grunnlaget for dette er b) avtale, c) rettslige forpliktelser etter gjeldende lover for ansettelsesforhold og eventuelt artikkel 9 nr. 2 b) og h) ved særlige kategorier personopplysninger. Opplysninger om ansatte slettes som hovedregel når arbeidsforholdet opphører, med mindre særlige grunner (som tvist om oppsigelse eller avskjed) gjør det nødvendig å oppbevare dem lenger. Opplysninger knyttet til lønnsadministrasjon oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.

Du melder deg på et arrangement

Når du deltar på gratis arrangementer hos oss behandler vi personopplysninger som navn og kontaktinformasjon. For betalingsarrangementer samler vi i tillegg inn bestillings- og betalingsinformasjon. Formålet er å kunne tilby relevante kurs, foredrag og workshops eller å oppfylle avtale om bestilt arrangement. Det rettslige grunnlaget er a) samtykke eller b) avtale og c) rettslig forpliktelse etter bl.a. bokførings- og skatteloven. Vi kan også bruke personopplysningene dine til å sende deg en forespørsel om evaluering av arrangementet du deltok på, og ev. invitere deg til andre lignende arrangementer. Det rettslige grunnlaget er f), der den berettigede interessen er å kontinuerlig forbedre våre produkter og tjenester, og tilby deg god kundeoppfølging.

Opplysningene oppbevares inntil du ber om at de blir slettet eller senest inntil 36 måneder etter arrangementet, eller, ved avtale, inntil fem år etter reglene i bokføringsloven.

Du svarer på en spørreundersøkelse

Vi informerer alltid om formålet med spørreundersøkelser vi gjennomfører, og om de er anonyme eller ikke. Vi deler ikke informasjonen med andre, eller bruker den til andre formål enn det vi har oppgitt. Ved anonyme undersøkelser samler vi ikke inn personopplysninger. Det rettslige grunnlaget for undersøkelser som ikke er anonyme er a) samtykke. Opplysningene oppbevares inntil du ber om at de blir slettet eller senest inntil 60 måneder etter at du svarte på undersøkelsen.

Du er en leverandør eller samarbeider med oss

Når du inngår en avtale med oss enten som leverandør, samarbeidspartner eller databehandler, behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon og korrespondanse. Formålet er å kunne inngå en avtale med deg og det rettslige grunnlaget er b) avtale. Opplysningene oppbevares inntil fem år etter reglene i bokføringsloven. Vi behandler personopplysninger knyttet til generell korrespondanse og kommunikasjon som beskrevet over.

Du bruker nettsiden vår

Når du bruker nettsiden vår, behandler vi personopplysninger i tråd med vår cookieerklæring. Formålet er administrere nettsiden vår, promotere bedriften og svare på henvendelser fra besøkende. Det rettslige grunnlaget for cookies som lagrer eller behandler opplysninger som faller inn under ekomloven § 2-7b, er samtykke gjennom en forhåndsinnstilling i nettleseren din, i tråd med Nkoms anbefalinger som beskrevet her (februar 2022).

Du bruker læringsplattformen Symbio Learning

Når du bruker læringsplattformer vår, behandler vi personopplysninger i tråd med vår cookieerklæring. Det rettslige grunnlaget er ditt samtykke. Opplysningene oppbevares inntil du ber om at du ber om de  blir slettet.

Hvem vi deler personopplysninger med

For å kunne drive virksomheten vår effektivt og sikkert, er vi noen ganger nødt til å dele personopplysningene dine med parter som:

  • Databehandlere: leverandører av ulike tjenester som behandler personopplysningene dine på våre vegne*
  • Profesjonelle rådgivere fra bransjer som psykologer, advokat, finans, regnskap, revisjon og forsikring
  • Brukerstøtte for IT- og administrasjonssystemer
  • Offentlige myndigheter vi er pliktig å rapportere til

Vi krever at alle vi deler personopplysningene dine med sikrer dataene dine i henhold til god informasjonssikkerhet og etter kravene i personvernforordningen. Vi inngår databehandleravtale med alle som behandler data på våre vegne, og taushetserklæringer etter behov.

* Vi bruker databehandlere for:

  • E-post, kalender og digitale møter
  • Bokføring, regnskap og fakturering
  • Skylagring
  • Nyhetsbrev
  • Elektronisk signering
  • Spørreundersøkelser
  • Analysearbeid

På grunn av sikkerhet har vi ikke spesifisert disse ved navn, men ta gjerne kontakt med oss hvis du vil vite mer.

Overføring av personopplysninger utenfor EU/EØS

I noen tilfeller overføres personopplysningene dine utenfor EU/EØS, for eksempel der vi bruker leverandører utenfor EU/EØS til å håndtere utsendelse av nyhetsbrev, til å behandle kundeopplysninger, for å tilgjengeliggjøre produkter og tjenester på nettsiden vår, for å muliggjøre betaling, for sikkerhet på nettsiden vår og ellers for å kunne drive virksomheten vår på en trygg og effektiv måte. Overføring av personopplysninger til utenfor EU/EØS er kun tillatt til land EU-kommisjonen har godkjent, eller under nødvendige garantier etter personvernforordningen. Dette kan for eksempel være EUs standardkontrakter.

På grunn av sikkerhet har vi ikke spesifisert disse ved navn. Ta gjerne kontakt hvis du vil vite mer om hvilke slike databehandlere vi bruker, hva slags nødvendige garantier som gjelder for slik overføring og hvilke ekstra sikkerhetstiltak vi har implementert.

Sikkerhet

Symbio Consult As tar informasjonssikkerhet på alvor, og vi vil alltid gjøre vårt ytterste for å ivareta personopplysningene dine på best mulig måte. Blant annet bruker vi sterke passord, kryptering av data, tilgangskontroll, sikkerhetskopiering og tofaktorautentisering for å sikre dataene våre og hindre at uvedkommende får tilgang til å se, endre, slette eller på noen måter påvirke dataene vi oppbevarer, inkludert personopplysningene dine.Vi bruker kun anerkjente leverandører av IT- og administrasjonstjenester som webhotell, sikkerhet på nettsiden og PC, virusprogram, e-postleverandør, sikkerhetskopiering, og mer. Vi tillater kun andre å få innsyn i og/eller behandle personopplysningene dine i henhold til våre instruksjoner, og kun der det er strengt nødvendig (f.eks. ved IT-support).

Vi har etablert rutiner for håndtering av brudd på datasikkerhet, og vi vil, ved avvik, sende avviksmelding til Datatilsynet innen 72 timer etter oppdaget brudd. Dersom bruddet medfører høy personvernrisiko, vil vi også varsle berørte registrerte.

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert: 25.mai 2022

Endringslogg:

25.05.2022.